NIEUWS EN UPDATES
Een ERP-project begint niet met software. Het begint met vragen. Veel vragen.
Wat moet je juist in kaart brengen? Hoe vermijd je dat je oude gewoontes digitaliseert? En hoe kies je iets dat niet alleen vandaag werkt, maar ook morgen nog klopt?
Tijdens het VOKA-Lab “Bouw een ijzersterke basis voor uw ERP-transitie” deelde Base2Build inzichten op basis van vragen uit de praktijk. Geen theorie, wel de realiteit van bedrijven die willen groeien zonder vast te lopen in hun systemen.
Hier zijn de antwoorden die richting geven.
Hoe bepaal je welke processen je moet uitwerken voor een ERP-selectie?
Niet elk proces verdient dezelfde diepgang.
Kernprocessen, de motor van je bedrijf, werk je best toekomstgericht uit. Niet zoals ze vandaag lopen, maar zoals ze zouden moeten lopen.
Minder kritische processen hoef je niet volledig te hertekenen. Daar volstaat een overzicht van de huidige werking en de grootste knelpunten. Leveranciers kunnen daar zelf verbeteringen op voorstellen.
Hoe voorkom je dat je ERP-wensenlijst een kopie wordt van het verleden?
De grootste valkuil: vertrekken vanuit “hoe we het nu doen”.
Wie vraagt om hetzelfde scherm, dezelfde knop of dezelfde flow, sluit onbewust innovatie uit.
Een betere aanpak is eenvoudiger én krachtiger:
niet vragen hoe iets moet werken, maar waarom het bestaat.
Dat verschuift de focus van systeem naar oplossing.
Hoe betrek je medewerkers zonder het proces te vertragen?
Medewerkers kennen de realiteit van hun job het best. Hun input is dus essentieel.
Maar dat betekent niet dat elk detail in een eisenlijst moet belanden.
Het werkt beter om hun uitdagingen en frustraties te verzamelen en die te koppelen aan processen. Zo voelen ze zich gehoord, zonder dat het selectieproces verzandt in uitzonderingen.
Wat zijn non-functionele requirements in een ERP-project?
Niet alles draait om functies.
Sommige eisen gaan over kwaliteit:
- snelheid van het systeem
- beveiliging van data
- beschikbaarheid
- waar data wordt opgeslagen
Maak die concreet. Niet “snel”, maar bijvoorbeeld: resultaten binnen 2 seconden.
Hoe bepaal je prioriteiten in je ERP-wensen?
Alles belangrijk vinden is hetzelfde als niets belangrijk vinden.
Maak daarom een duidelijk onderscheid:
- must-have
- important
- nice-to-have
Zo hou je grip op beslissingen en vergelijk je leveranciers op een eerlijke manier.
Wie moet betrokken worden bij een ERP-project?
Meer mensen betekent niet beter.
Een compact kernteam werkt het sterkst: beslissingskracht, overzicht en representatie van de organisatie. Andere medewerkers komen in beeld waar hun expertise nodig is.
Hoe kies je de juiste ERP-software?
De beste ERP bestaat niet.
De juiste wel.
De keuze hangt af van je context:
- aantal gebruikers
- complexiteit van je processen
- aantal vestigingen
- internationale werking
Software is geen status. Het is een match met je manier van werken.
Cloud ERP of on-premise?
Voor de meeste bedrijven is cloudsoftware vandaag de standaard.
Minder infrastructuur, minder beheer, meer flexibiliteit en automatische updates.
On-premise blijft uitzonderlijk relevant, maar alleen in specifieke situaties waar controle of regelgeving dat vereist.
Waarom zijn integraties zo belangrijk?
ERP is nooit alleenstaand.
Het moet praten met je boekhouding, CRM, productie, webshop en andere systemen.
Wie dat pas na de keuze bekijkt, betaalt later dubbel: in tijd én complexiteit.
Hoe belangrijk zijn data en rapportering?
ERP is pas waardevol als het inzicht geeft.
De vraag is dus niet alleen wat je registreert, maar vooral: wat wil je begrijpen over je bedrijf?
Dat bepaalt welke data en dashboards echt nodig zijn.
Hoeveel ERP-leveranciers vergelijk je best?
Te veel keuze vertraagt. Te weinig beperkt.
Een werkbare aanpak:
- 5 tot 8 in de eerste fase
- 3 tot 5 in de shortlist
- 2 tot 3 in de finale demo’s
Zo blijft het proces scherp en beheersbaar.
Wat is het verschil tussen RFI en RFP?
Een RFI is verkennen: wie zit er op de markt en wat doen ze?
Een RFP is verdiepen: je vraagt concrete voorstellen op basis van duidelijke verwachtingen.
Hoe vergelijk je ERP-leveranciers eerlijk?
Vergelijk niet op details, maar op prioriteiten.
Wat moet perfect zijn? Wat mag goed zijn? Wat is optioneel?
Zonder dat kader vergelijk je geen oplossingen maar interpretaties.
Wat kost een ERP-project echt?
Niet alleen software telt.
De echte kost zit in:
- implementatie
- opleiding
- datamigratie
- integraties
- interne tijd en betrokkenheid
Wie alleen naar licenties kijkt, ziet slechts een deel van de rekening.
Hoe maak je een realistische planning?
Een ERP-project is geen IT-project, maar een verandertraject.
Het vraagt tijd van mensen, procesaanpassing en voorbereiding van data. Die drie bepalen de echte doorlooptijd.
Wanneer heb je juridische ondersteuning nodig?
Bij grotere projecten worden contracten complex.
Duidelijke afspraken over verantwoordelijkheden, prestaties en support vermijden discussies achteraf.
Wat zijn de grootste fouten bij ERP-selectie?
De meest voorkomende fout is simpel: vertrekken vanuit het bestaande systeem in plaats van het gewenste resultaat.
Dat leidt tot digitalisering van inefficiëntie.
Wat zijn non-functionele valkuilen?
Vaagheid is de vijand.
“Snel”, “veilig” of “gebruiksvriendelijk” betekenen niets zonder concrete parameters.
Hoe bepaal je toegangsrechten?
Niet iedereen hoeft alles te zien.
Een doordacht rechtenmodel voorkomt chaos en maakt het systeem beheersbaar vanaf dag één.
Hoe passen ERP en AI samen?
AI is zo sterk als de data waarop ze draait.
Een goed ERP-systeem vormt daarom de basis: gestructureerde, betrouwbare bedrijfsdata die later gebruikt kan worden voor automatisering en inzichten.
Een ERP-project start niet met software. Maar met helderheid.
Een ERP-selectie is geen technische beslissing.
Het is een strategische keuze over hoe je bedrijf wil werken, groeien en beslissen.
Wie vertrekt vanuit processen, prioriteiten en helderheid, kiest niet alleen beter software maar bouwt een sterker fundament voor de toekomst.
Een ERP-project begint met de juiste vragen. Wij helpen je die stellen.
Base2Build is de onafhankelijke specialist die kmo's begeleidt doorheen het volledige ERP-selectietraject. Van procesanalyse tot leverancierskeuze. Zonder bijbedoelingen, met oog voor wat écht telt.
Benieuwd wat een gestructureerde aanpak voor jouw organisatie kan opleveren?
Neem vrijblijvend contact op.
